Большинство людей думают, что получить копию устава или решения о создании компании — это многочасовые очереди, поездки в налоговую и стопка бумажных заявлений. На деле 95 из 100 таких запросов сегодня уходят и возвращаются в электронном виде. Очередь занимать не нужно.
ЗАЧЕМ ВООБЩЕ НУЖНЫ КОПИИ УЧРЕДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Учредительные документы — это устав компании и решение о её создании. Они могут понадобиться в разных ситуациях. Банк просит их при открытии счёта. Контрагент хочет проверить, что вы реальная компания. Нотариус требует для заверения сделки. Налоговая запрашивает при проверке.
Официальные копии выдаёт налоговая служба — она хранит все учредительные документы в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Это реестр, где хранятся сведения обо всех компаниях в России.
КТО МОЖЕТ ЗАПРОСИТЬ КОПИИ И ЧТО ДЛЯ ЭТОГО НУЖНО
Любая компания вправе получить копии своих собственных учредительных документов. Для этого нужно подать заявление в налоговую по форме, утверждённой приказом ФНС России. Форма называется «Запрос о предоставлении сведений из ЕГРЮЛ или ЕГРИП».
Третьи лица — например, ваш контрагент — тоже могут запросить копии ваших документов. Это публичная информация. Статья 6 Федерального закона № 129-ФЗ о государственной регистрации юридических лиц прямо говорит: сведения из реестра открыты для всех. Значит, любой желающий может получить копию устава вашей компании — отказать ему нельзя.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ЗАПРОС: КАК ЭТО РАБОТАЕТ
Подать запрос проще всего через сайт ФНС России — nalog.gov.ru. Там есть сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Нужна учётная запись на Госуслугах с подтверждённым статусом.
Вот как это делается пошагово:
Шаг 1. Зайдите на nalog.gov.ru и войдите через Госуслуги.
Шаг 2. Найдите раздел «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП» или воспользуйтесь поиском на сайте.
Шаг 3. Выберите, какие именно документы вам нужны: устав, решение об учреждении, изменения к уставу. Укажите ИНН или ОГРН компании.
Шаг 4. Укажите, в каком виде хотите получить документ: электронно или на бумаге. Электронная копия приходит быстрее и стоит дешевле.
Шаг 5. Оплатите госпошлину. За электронную копию — 200 рублей за каждый документ. За бумажную — 400 рублей за каждый документ. Срочное получение бумажной копии (на следующий рабочий день) обойдётся в 800 рублей.
Шаг 6. Дождитесь документа. Электронная копия приходит на электронную почту или в личный кабинет. Срок — 5 рабочих дней. При срочном заказе бумажной копии — 1 рабочий день.
Электронная копия заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью налоговой. Это значит, что она имеет такую же юридическую силу, как и бумажная с синей печатью. Большинство банков и нотариусов принимают такой документ без вопросов.
ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ
Компания «Ромашка» решила открыть расчётный счёт в новом банке. Банк запросил заверенную копию устава. Бухгалтер Светлана думала, что придётся ехать в налоговую лично. Она зашла на сайт ФНС, подала запрос в электронном виде, оплатила 200 рублей и через 4 рабочих дня получила файл с электронной подписью. Банк принял документ без замечаний. На всё ушло 20 минут времени и одна поездка исключена.
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В РЕЕСТРЕ ХРАНИТСЯ НЕВЕРНАЯ ВЕРСИЯ УСТАВА
Иногда компании вносили изменения в устав, но забыли зарегистрировать их в налоговой. Или документы были поданы давно и где-то потерялись. В таком случае в реестре будет храниться старая версия.
Чтобы исправить это, нужно подать в налоговую заявление по форме Р13014 — это форма для регистрации изменений в учредительных документах. К заявлению прикладываете новую редакцию устава в двух экземплярах и платите госпошлину 800 рублей. Если подаёте документы в электронном виде с электронной подписью — пошлина не взимается. Это установлено статьёй 333.35 Налогового кодекса.
Срок регистрации изменений — 5 рабочих дней. После этого новая версия устава появится в реестре и вы сможете заказать её копию.
ЧАСТАЯ ОШИБКА: СТАРЫЙ УСТАВ В ДОКУМЕНТАХ КОМПАНИИ
Некоторые компании годами работают со старым уставом, не задумываясь об этом. А потом оказывается, что в реестре хранится версия 2010 года, а директор подписывает договоры на основании полномочий, которые давно изменились. Это создаёт риски: контрагент может оспорить сделку, сославшись на то, что директор превысил свои полномочия.
Проверьте прямо сейчас: зайдите на сайт egrul.nalog.ru, введите ИНН своей компании и посмотрите, какая версия устава там значится. Это бесплатно и занимает две минуты.
ПРАКТИЧЕСКИЙ АЛГОРИТМ: ЧТО СДЕЛАТЬ УЖЕ СЕГОДНЯ
Первое. Проверьте актуальность вашего устава на egrul.nalog.ru.
Второе. Если нужна заверенная копия — подайте запрос через nalog.gov.ru. Электронная копия дешевле и приходит так же быстро.
Третье. Если устав устарел — подайте форму Р13014 в налоговую, приложите новую редакцию и зарегистрируйте изменения. При электронной подаче госпошлина нулевая.
Четвёртое. Сохраните полученную электронную копию с подписью ФНС — она подойдёт для банков, нотариусов и контрагентов без дополнительного заверения.
Если у вас остались вопросы по получению документов из реестра, регистрации изменений в уставе или вы столкнулись с отказом налоговой — задайте вопрос юристам нашей компании на сайте. Разберём вашу ситуацию и подскажем, как действовать.